Kontrola dostępu coraz częściej pojawia się nie tylko w dużych biurowcach czy zakładach przemysłowych, ale również w niewielkich firmach. Jej zadaniem jest przede wszystkim uporządkowanie zasad poruszania się po obiekcie i ograniczenie dostępu do wybranych pomieszczeń osobom, które nie powinny się w nich znajdować. Może dotyczyć zarówno głównego wejścia do biura, jak i magazynu, serwerowni, archiwum czy pomieszczeń przeznaczonych wyłącznie dla pracowników.
Wdrożenie takiego rozwiązania nie powinno jednak rozpoczynać się od przypadkowego zakupu urządzeń. Najpierw warto określić potrzeby firmy, wskazać miejsca wymagające zabezpieczenia i ustalić, kto powinien mieć do nich dostęp. Dopiero na tej podstawie można dobrać odpowiednią technologię oraz sposób zarządzania całym systemem.
W małej firmie szczególne znaczenie ma prostota obsługi. System powinien umożliwiać szybkie nadawanie i odbieranie uprawnień, a jednocześnie nie powodować niepotrzebnych komplikacji w codziennym funkcjonowaniu pracowników. Dobrze zaplanowane wdrożenie pozwala stworzyć rozwiązanie, które można później rozwijać wraz ze wzrostem organizacji.
Spis treści
- Dlaczego warto wdrożyć kontrolę dostępu w małej firmie?
- Od czego rozpocząć planowanie systemu?
- Które pomieszczenia warto objąć kontrolą dostępu?
- Jak wybrać sposób identyfikacji pracowników?
- Czytniki kart RFID w systemie kontroli dostępu
- Jak nadawać pracownikom odpowiednie uprawnienia?
- O czym pamiętać podczas instalacji systemu?
- Jak przygotować system na rozwój firmy?
- FAQ – najczęściej zadawane pytania
Dlaczego warto wdrożyć kontrolę dostępu w małej firmie?
Tradycyjne klucze nadal sprawdzają się w wielu miejscach, jednak wraz ze wzrostem liczby pracowników zarządzanie nimi może stawać się coraz bardziej problematyczne. Trudno kontrolować liczbę wykonanych kopii, a zgubienie klucza może oznaczać konieczność wymiany zamka.
Elektroniczna kontrola dostępu pozwala dokładniej określić, kto może wejść do danego pomieszczenia. W przypadku odejścia pracownika lub zgubienia identyfikatora jego uprawnienia można wyłączyć bez konieczności ingerowania w pozostałe elementy systemu.
Do najważniejszych powodów wdrożenia kontroli dostępu należą:
- ograniczenie dostępu osób nieuprawnionych,
- zabezpieczenie wybranych pomieszczeń firmowych,
- łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami pracowników,
- ograniczenie problemów związanych ze zgubionymi kluczami,
- możliwość dostosowania dostępu do stanowiska lub zakresu obowiązków,
- większa kontrola nad sposobem korzystania z poszczególnych stref firmy.
Od czego rozpocząć planowanie systemu?
Pierwszym krokiem powinno być określenie rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Małe biuro zatrudniające kilka osób będzie wymagało innego rozwiązania niż firma posiadająca część biurową, magazyn oraz pomieszczenia techniczne.
Warto przeanalizować sposób poruszania się pracowników po obiekcie oraz zastanowić się, gdzie obecnie występują potencjalne problemy z dostępem. Nie każde pomieszczenie musi zostać objęte systemem.
Przed wyborem urządzeń warto ustalić:
- ilu pracowników będzie korzystać z systemu,
- ile wejść ma być kontrolowanych,
- które pomieszczenia wymagają dodatkowego zabezpieczenia,
- czy wszyscy pracownicy mają mieć takie same uprawnienia,
- czy z obiektu regularnie korzystają osoby zewnętrzne,
- czy w przyszłości liczba użytkowników lub zabezpieczonych przejść może się zwiększyć.
Takie rozpoznanie pozwala uniknąć zarówno zbyt rozbudowanego systemu, jak i rozwiązania, które po kilku miesiącach okaże się niewystarczające.
Które pomieszczenia warto objąć kontrolą dostępu?
Nie zawsze istnieje potrzeba zabezpieczania wszystkich drzwi w budynku. Znacznie lepszym rozwiązaniem może być podzielenie firmy na strefy i określenie poziomu dostępu do każdej z nich.
Podstawowym punktem jest zazwyczaj główne wejście do firmy. Dodatkowej ochrony mogą jednak wymagać miejsca, w których przechowywane są dokumenty, sprzęt, towary lub inne zasoby istotne dla działalności przedsiębiorstwa.
Kontrolą dostępu najczęściej warto objąć:
- główne wejścia do części pracowniczej,
- magazyny,
- archiwa i pomieszczenia z dokumentacją,
- serwerownie i pomieszczenia techniczne,
- zaplecza przeznaczone wyłącznie dla personelu,
- pomieszczenia zawierające wartościowy sprzęt,
- wybrane strefy administracyjne.
Podział na strefy pozwala później precyzyjnie określić uprawnienia poszczególnych osób.
Jak wybrać sposób identyfikacji pracowników?
Kolejnym etapem jest wybór sposobu, w jaki użytkownik będzie potwierdzał swoje uprawnienia. System może wykorzystywać między innymi karty, breloki, kody PIN lub inne rozwiązania identyfikacyjne.
Przy wyborze technologii warto zwrócić uwagę przede wszystkim na wygodę codziennego użytkowania. Pracownik powinien być w stanie szybko przejść przez zabezpieczone drzwi, bez wykonywania skomplikowanych czynności.
Znaczenie mają również:
- liczba użytkowników,
- częstotliwość korzystania z przejścia,
- możliwość szybkiego blokowania identyfikatora,
- sposób dodawania nowych pracowników,
- możliwość późniejszej rozbudowy instalacji,
- poziom zabezpieczenia wymagany w konkretnym miejscu.
Czytniki kart RFID w systemie kontroli dostępu
Jednym z rozwiązań wykorzystywanych do identyfikacji użytkowników są czytniki kart rfid. Użytkownik zbliża przypisaną kartę lub kompatybilny identyfikator do urządzenia, a system sprawdza, czy posiada on uprawnienie do otwarcia konkretnych drzwi.
Takie rozwiązanie jest wygodne szczególnie tam, gdzie z jednego wejścia regularnie korzysta wielu pracowników. Nie trzeba korzystać z tradycyjnego klucza, a zarządzanie dostępem może odbywać się poprzez przypisywanie odpowiednich uprawnień konkretnym użytkownikom.
Przy wyborze rozwiązania warto zwrócić uwagę na:
- zgodność czytnika z pozostałymi elementami systemu,
- rodzaj obsługiwanych identyfikatorów,
- miejsce i sposób montażu,
- warunki, w których urządzenie będzie pracowało,
- możliwość późniejszego dodawania kolejnych przejść,
- sposób zarządzania kartami i użytkownikami.
Istotną zaletą elektronicznych identyfikatorów jest możliwość odebrania dostępu konkretnej osobie bez konieczności wymiany zamków. W przypadku zgubienia karty można zablokować jej uprawnienia i przypisać pracownikowi nowy identyfikator.
Jak nadawać pracownikom odpowiednie uprawnienia?
Samo zainstalowanie urządzeń nie wystarczy. Trzeba również określić zasady przyznawania dostępu. Najprostszym rozwiązaniem jest tworzenie grup użytkowników zgodnie z ich stanowiskiem lub zakresem obowiązków.
Przykładowo pracownicy biurowi mogą potrzebować dostępu do wejścia głównego i przestrzeni biurowej, natomiast pracownicy magazynu również do strefy magazynowej. Dostęp do pomieszczeń technicznych może być ograniczony do wyznaczonych osób.
Przy tworzeniu uprawnień warto:
- przyznawać dostęp tylko do potrzebnych stref,
- tworzyć grupy użytkowników o podobnych uprawnieniach,
- aktualizować dostęp po zmianie stanowiska,
- odbierać uprawnienia osobom kończącym współpracę,
- regularnie sprawdzać aktualność listy użytkowników,
- określić osobę odpowiedzialną za administrację systemem.
Dzięki temu system pozostaje uporządkowany nawet wtedy, gdy skład zespołu się zmienia.
O czym pamiętać podczas instalacji systemu?
Kontrola dostępu składa się z kilku współpracujących ze sobą elementów. Oprócz urządzenia identyfikującego użytkownika znaczenie mają między innymi sterowanie przejściem, odpowiednie elementy zamykające oraz zasilanie.
Dlatego instalację warto poprzedzić oceną istniejących drzwi oraz infrastruktury budynku. Pozwala to określić, jakie elementy będą potrzebne i w jaki sposób należy poprowadzić instalację.
Podczas planowania należy sprawdzić między innymi:
- rodzaj drzwi i zastosowanego zamka,
- możliwość doprowadzenia zasilania,
- miejsce montażu urządzeń,
- sposób działania przejścia w określonych sytuacjach,
- możliwość serwisowania poszczególnych elementów,
- zgodność urządzeń tworzących cały system.
Jak przygotować system na rozwój firmy?
Niewielka firma może z czasem zatrudnić kolejnych pracowników, otworzyć dodatkowe pomieszczenia albo przenieść część działalności do nowej przestrzeni. Warto więc już podczas pierwszego wdrożenia sprawdzić, czy system można później łatwo rozbudować.
Nie oznacza to konieczności instalowania od razu wielu dodatkowych urządzeń. Ważniejsze jest wybranie rozwiązania, które pozwoli w przyszłości dodawać kolejnych użytkowników i następne zabezpieczone przejścia.
Przy planowaniu rozwoju warto uwzględnić:
- maksymalną liczbę użytkowników obsługiwaną przez system,
- możliwość dodawania kolejnych drzwi,
- łatwość zmiany uprawnień,
- możliwość rozbudowy o dodatkowe elementy,
- dostępność kompatybilnych urządzeń,
- sposób zarządzania systemem po zwiększeniu liczby pracowników.
Dzięki temu pierwsze wdrożenie może stanowić podstawę rozwiązania rozwijanego wraz z przedsiębiorstwem.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy kontrola dostępu ma sens w małej firmie?
Tak. System nie musi obejmować dużej liczby pomieszczeń. W niewielkiej firmie może służyć na przykład do zabezpieczenia głównego wejścia, magazynu, archiwum lub pomieszczenia technicznego.
Czy każdy pracownik musi mieć dostęp do wszystkich pomieszczeń?
Nie. Jedną z podstawowych funkcji kontroli dostępu jest możliwość przyznawania różnych uprawnień poszczególnym użytkownikom lub grupom pracowników.
Co zrobić, gdy pracownik zgubi kartę?
W systemie umożliwiającym zarządzanie użytkownikami zgubiony identyfikator można zablokować, a następnie przypisać pracownikowi nowy. Nie ma wtedy potrzeby wymiany wszystkich identyfikatorów pozostałych użytkowników.
Czy system można później rozbudować?
Zależy to od wybranego rozwiązania. Jeżeli firma zakłada dalszy rozwój, już na etapie projektowania warto sprawdzić możliwość dodawania kolejnych użytkowników, urządzeń oraz kontrolowanych przejść.
Od ilu drzwi warto rozpocząć wdrożenie?
Nie ma jednej właściwej liczby. W małej firmie można rozpocząć nawet od pojedynczego przejścia, jeżeli to właśnie ono wymaga dodatkowej kontroli. Najważniejsze jest wcześniejsze określenie, które strefy rzeczywiście wymagają zabezpieczenia.
Co jest najważniejsze przed zakupem systemu?
Najpierw należy określić liczbę użytkowników, miejsca wymagające zabezpieczenia oraz zasady dostępu. Dopiero później warto dobierać konkretne urządzenia i sposób identyfikacji pracowników.
Artykuł sponsorowany
